Zamawiasz kuriera? Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać!

Niewątpliwie, ostatni rok minął pod znakiem rozwoju usług kurierskich. Stały się one jeszcze bardziej popularne za sprawą ograniczenia działalności wielu sektorów życia publicznego, takich jak: sklepy stacjonarne czy restauracje. Mimo wielu wątpliwości, okazało się, że za pośrednictwem firmy transportowej można przekazać właściwie wszystko. Branża kurierska była „kołem ratunkowym” dla wielu przedsiębiorców. Wystarczyło zalogować się na odpowiedniej stronie internetowej czy w aplikacji mobilnej i postępować zgodnie ze wskazówkami. Sprawdźmy, o czym należy pamiętać, zlecając odbiór paczki kurierowi.

Dane nadawcy i odbiorcy. Ułatw pracę kurierowi

Proces wysłania paczki należy rozpocząć od zebrania najistotniejszych informacji na temat adresu odbioru, nadania oraz przedmiotu. Z pozoru wydaje się to proste. Zwykle, adres nadania to miejsce, w którym mieszkamy.

Bywa jednak tak, że zamawiając usługę z domu chcemy, aby towar odebrano od nas na przykład w miejscu naszej pracy. Może być również tak, że firma, wysyłając zamówienie do kontrahenta, posiada wiele magazynów oddalonych od głównej siedziby nawet o kilkaset kilometrów. Czy w takiej sytuacji nasze zlecenie będzie skuteczne? Odpowiedź jest bardzo prosta- oczywiście.

Uzupełniając dane nadawcy, należy wskazać, że miejsce, do którego ma dotrzeć pracownik firmy kurierskiej, jest inne niż wyżej podane. Pamiętajmy jednak, że w budynku czy na określonym terenie może znajdować się więcej niż jeden podmiot. Aby ułatwić znalezienie naszej lokalizacji, powinniśmy wskazać możliwie dużo szczegółów ułatwiających pracę kuriera. Bardzo dobrym rozwiązaniem będzie także podanie numeru telefonu komórkowego.

Kod pocztowy – podstawowy parametr dla paczek kurierskich

Równie istotnym elementem formularza jest kod pocztowy. Należy mieć na uwadze, że w Polsce może istnieć kilka miejscowości o takiej samej nazwie. Częstokroć, są one oddalone od siebie o wiele kilometrów. Nie wystarczy zatem wskazać dowolnego kodu i liczyć na to, że sprawę  „załatwi” nazwa aglomeracji, w której się znajdujemy.

Wpisując dane w formularzu zamawiania kuriera obok kodu pocztowego musimy wskazać miejscowość docelową odbiorcy. Jeżeli w ramach tego samego kodu pocztowego znajduje się kilka miejscowości – wpisujemy dane miejsca dostawy, a nie urzędu pocztowego.

Numer telefonu oraz adres email ułatwi dostawę

Jeśli już zadbaliśmy o to, by nasze dane były prawidłowe, należy podać informacje na temat adresata. Jest to osoba bądź podmiot, który ma odebrać nadany przedmiot. Również w tym przypadku wskazana jest precyzja. Nie powinniśmy szczędzić informacji.

Jeśli zbędne wydaje się nam podanie numeru telefonu do osoby kontaktowej lub adresu e-mail, to jesteśmy w błędzie. Dzięki takim danym, firma będzie mogła przesłać maila z oczekiwanym terminem dostarczenia paczki, linkiem do śledzenia drogi, jaką przebywa pakunek czy chociażby numerem kontaktowym do kuriera. Będzie to również przydatne dla osoby doręczającej w przypadku niemożności odnalezienia adresu.

Jeżeli adresatem jest firma, wskazane będzie upewnienie się, że przesyłka ma dotrzeć do centrali, a nie, na przykład, do jednego z oddziałów lub magazynów.

Niezbędne informacje o przesyłce

Usługa kurierska nie może być zrealizowana bez przedmiotu przesyłki. Może mieć on różne rozmiary, wartość, a nawet konsystencję. Obecnie, na rynku przewozowym istnieje tak dużo firm, że możliwy jest transport niemalże wszystkiego, łącznie z pożywieniem, zwierzętami czy materiałami niebezpiecznymi. Aby jednak przekazanie było skuteczne i bezpieczne, niezbędne jest podanie odpowiednich danych na temat wspomnianego przedmiotu.

Bezsprzecznie może okazać się, że przedsiębiorstwo, z usług którego chcemy skorzystać, nie ma w swojej ofercie np. palet czy przesyłek dłużycowych. Jakie informacje powinniśmy posiadać? Przede wszystkim, muszą być to wymiary- długość, szerokość, wysokość. Należy zmierzyć je możliwie precyzyjnie, gdyż w przypadku znacznego przekroczenia limitów, kurier może nie odebrać przesyłki, a także mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty.

Kolejno, warto zważyć paczkę. Częstokroć, ten parametr (ciężar) decyduje o tym, czy zostanie nam zaproponowana przesyłka paczkowa czy paletowa.

Inną, ważną kwestią jest kształt przesyłki. Zapewne, większość z nich to kwadraty lub prostokąty, jednak bywa również tak, że potrzebujemy wysłać felgi czy opony. Fakt ten należy wskazać, gdyż warunkuje on sposób opakowania towaru.

Opis przedmiotu ułatwi identyfikację zlecenia

Jeśli zweryfikowaliśmy powyższe informacje i umieściliśmy je w formularzu zamówienia, należy możliwie dokładnie opisać przedmiot, jaki znajduje się we wnętrzu paczki. Będzie to miało wpływ na dodatkowe jej oznaczenie (towar mogący ulec stłuczeniu, nie rzucać itp.). Może mieć to również znaczenie w sytuacji ewentualnej wypłaty odszkodowania w przypadku zaginięcia nadania.

W tym miejscu wskazane jest także zapoznanie się z treścią regulaminu firmy kurierskiej w zakresie przedmiotów zakazanych. Jest to lista rzeczy, których ze względów organizacyjnych lub prawnych nie można transportować. Spośród nich należy wymienić materiały wybuchowe, dzieła sztuki, substancje niedozwolone czy rzeczy, które mogą się zepsuć w trakcie przewozu.

Niezbędne informacje dodatkowe

Wyżej wskazane dane to właściwie już półmetek. Są one absolutnie niezbędne do poprawnego zrealizowania usługi kurierskiej. Aby jednak zagwarantować sobie i adresatowi pełnie zadowolenie a jednocześnie usprawnić pracę przewoźnikowi, możliwe jest udzielenie dodatkowych informacji czy skorzystanie z opcji niestandardowych.

Ubezpieczenie przesyłki

Jest to produkt, który gwarantuje nam całkowity lub częściowy zwrot kosztów, w przypadku gdy przedmiot zlecenia zostanie zniszczony, uszkodzony czy zagubiony. Ze względu na to, że skorzystanie z tej możliwości wiąże się zazwyczaj z poniesieniem określonych kosztów, wiele osób zastanawia się nad zasadnością zakupu tej opcji.

Zatem, czy ubezpieczenie przesyłki ma sens i jest opłacalne? Jeśli wartość przedmiotu nadania jest mała lub jedynie symboliczna, to możemy kierować się tu własnym uznaniem. Jeśli jako firma przesyłamy towar do klienta lub gdy wartość przekazania jest znaczna, ubezpieczenie jest idealnym rozwiązaniem. Oczywiście, przedsiębiorstwa starają się ograniczyć odsetek zniszczonych czy zagubionych przesyłek, ale nie jest on równy zeru. Decyzja w tym zakresie jest indywidualna, jednak warta głębszego przemyślenia.

Przesyłka za pobraniem

Ta opcja jest jedną z najczęściej wybieranych. W uproszczeniu jest to forma zapłaty za towar znajdujący się we wnętrzu paczki, palety itp. Kwota pobrania powinna być oznaczona przy zamawianiu odbioru wraz ze wskazaniem numeru konta bankowego, na który mają być przekazane środki. Kurier nie odda adresatowi przesyłki bez uiszczenia przez niego opłaty. Ta możliwość, podobnie jak ubezpieczenie, pociąga za sobą dodatkowe koszty, które są zazwyczaj określone jako procent od pobranej kwoty.

Powiadomienie telefoniczne lub SMS o przesyłce

Ta usługa jest wybierana stosunkowo rzadko, jednak może stanowić duże ułatwienie, zwłaszcza gdy nie mamy stałego dostępu do komputera. Decydując się na tę opcję, firma kurierska powiadomi nadawcę i/lub adresata o aktualnym statusie przesyłki.

Doręczenie w sobotę

Ta możliwość jest wyjątkowo istotna dla podmiotów, którym zależy na czasie. Jeśli przesyłamy dokumenty, towar niezbędny do dalszej obróbki itp., doręczenie w sobotę będzie idealnym rozwiązaniem. Wiele firm kurierskich ma możliwość dostarczenia paczki również w niedzielę lub święta. Taka opcja jest jednak dosyć droga i wymaga wcześniejszej konsultacji z działem obsługi klienta. We wskazane dni, obsługiwane są głównie dostawy w dużych aglomeracjach miejskich.

Doręczenie do określonej godziny

Podobnie jak w/w usługa, również przesyłka do godziny 9, 12 czy 15-tej jest bardzo popularna. Wybierając ją mamy pewność, że przedmiot nadania będzie w naszych rękach na czas, co pozwoli na przykład załatwić sprawy urzędowe.

Poza wskazanymi opcjami, firmy kurierskie dysponują szeroką ofertą podobnych rozwiązań. Wiele zależy od zasięgu terytorialnego przewoźnika oraz możliwości technicznych.

Pakowanie przesyłki – nie zaniedbuj tego elementu

Jeśli nasz elektroniczny list przewozowy został uzupełniony w sposób wyczerpujący i prawidłowy, kolejnym krokiem jest pakowanie przesyłki. Pamiętajmy, że musi być to zrobione w taki sposób, aby nadanie nie zagrażało bezpieczeństwu transportu, a jednocześnie znajdujące się we wnętrzu przedmioty nie uległy zniszczeniu.

Palety muszą być szczelnie owinięte folią stretch, paczki zaklejone taśmą, a wolne przestrzenie odpowiednio uzupełnione. Wskazane jest, aby w tym zakresie zapoznać się z instrukcją konkretnej firmy kurierskiej.

Przygotowanie przesyłki nie jest skomplikowanym procesem, jednak warto pamiętać o jego szczegółach. Jeśli w trakcie pojawią się jakieś wątpliwości, warto skonsultować się z obsługą klienta określonego przedsiębiorstwa lub konsultantami platformy kuriernet.pl, którzy udzielą niezbędnych informacji i dobiorą najbardziej korzystną ofertę.

Prosta i szybka wycena przesyłki jest także możliwa za pośrednictwem formularza zamieszczonego na naszej stronie. Pamiętajmy, że brak możliwości wydrukowania listu przewozowego nie warunkuje dostępności usługi. Jeśli kurier lub konsultant otrzyma odpowiednią informację, osoba odbierająca przesyłkę będzie miała przy sobie wszystkie niezbędne dokumenty.