Portal Kuriernet.pl od lat współpracuje z potentatami rynku kurierskiego. Nie jest to dla nas tajemnicą, że oni są zwyczajnie najlepsi. Nieskromnie, podążając za powiedzeniem „kto z kim przystaje sam się taki staje”, możemy uznać, że my również świetnie sobie radzimy na rynku. Mimo wieloletniej kolaboracji, nasi partnerze biznesowi nadal nas zaskakują. Czy pozytywnie? Sprawdźmy.
InPost- czego nam jeszcze brakuje?
Kiedy wydaje nam się, że InPost zdominował już cały rynek pod względem innowacji, okazuje się, że pomysły firmy nie kończą się. Przeciwnie, one się dopiero zaczynają. Co nowego wdrożony w zakres usług? Właściwie nie można mówić tutaj o nowości, ponieważ ta pozycja „karty dań” funkcjonuje już od dłuższego czasu. Jest ona jednak wyjątkowo praktyczna i godna uznania.
Urzędowa rzeczywistość 24/7
Każdy kto chociaż przez przypadek był w siedzibie organu samorządowego, popularni zwanym urzędem, wie, że nawet chwilowa wizyta w tym miejscu pozostawia ślad na naszym samopoczuciu. Jeśli jesteśmy dodatkowo beneficjentem sprawy do załatwienia w urzędowym okienku, nasze szczęście sięga zenitu. Procedury, formułki, tabelki i kolejki są idealnym pretekstem do tego, żeby na tą okoliczność wybrać sobie dzień urlopu w pracy. Niestety, tak wygląda urzędowa rzeczywistość, która mimo upływu lat nieznacznie się zmienia. Czy jest na to sposób?
Wydaje się, że wdrożenie rozwiązań digitalnych mających zastąpić znane dotychczas, analogiczne sposoby załatwienia sprawy zrewolucjonizuje możliwość realizacji formalności w urzędzie. Profile zaufane, e-Urzędy i wiele innych, to narzędzia, które miały ograniczyć czas, kolejki do okienek urzędowych oraz ocieplić klimat na linii urzędnik- interesant. Jakie były wstępne wyniki?
Chcąc udzielić oczekiwanej odpowiedzi, należy napisać, że wszystko się udało i idealnie funkcjonowało już od pierwszego dnia wdrożenia. Nam jednak zależy na szczerości. Okazuje się, że brnąc w to coraz rzadziej spotkane zjawisko, początki digitalnych podbojów administracji publicznej były nacechowane dużym niepokojem i słowami powszechnie uznanymi za wulgarne. Interesant miał ogromne problemy z dostępnością portali a minimalne wdrożenie pracowników powodowało, że nie koniecznie dobrze czuli się w środowisku IT.
Na problemy pomysłowy InPost
Firma InPost postanowiła poszukać sposobu na to by nieco wspomóc obie strony konfliktu. Właśnie dlatego w ich ofercie pojawiła się usługa Urząd 24. No dobrze, o co chodzi?
Właściwie, uproszczenie ma polegać na tym, że produkt w postaci Urząd 24 ma być dedykowany stricte dla organów administracyjnych. W tym celu, InPost oddaje tym podmiotom specjalnie przygotowane rozwiązania techniczne oraz informatyczne. W praktyce chodzi o sprawną i szybką wymianę dokumentów i informacji pomiędzy urzędnikiem a interesantem. Ponieważ jednak tego typu rzeczy zawierają zwykle dane wrażliwe, bardzo istotne jest aby zagwarantować im bezpieczeństwo i uchronić przed ingerencją ze strony osób trzecich.
Do kogo skierowana jest usługa?
Zwykle, prawidłowym byłoby napisanie- do wszystkich. Tym razem jednak tak nie jest. Przeglądając stronę internetową usługi widzimy, że InPost dedykuje to rozwiązanie „dla urzędów, miast i gmin”. Mamy więc cały konglomerat podmiotów samorządowych. Z drugiej natomiast strony jest oczywiści interesant, który pragnie załatwić swoją sprawę w szybki i sprawny sposób.
Jak zatem rozpocząć współpracę?
Podjęcie współpracy wymaga dopełnienia kilku formalności. Firma tym razem nie poszukuje samodzielnie podmiotów zainteresowanych obsługą, a czeka na to aż to one się zgłoszą. Należy zacząć o wizyty na stronie internetowej usługi i wypełnić krótki formularz zawierający nazwę urzędu, dane personalne osoby zgłaszającej oraz dane kontaktowe. Uwaga- może to zrobić właściwie każdy pracownik.
Możliwość ta nie jest dedykowana dla określonych osób. Takie zgłoszenie będzie sygnałem dla pracowników InPost, żeby skontaktować się z odpowiednim człowiekiem. Oczywiście, nie jest to zobowiązujący kontakt. Na tym etapie konieczne są dodatkowe informacje- liczba załatwianych spraw, możliwości budżetowe, średni czas oczekiwania interesanta i wiele innych. Po tym fakcie, zostanie przedstawiona oferta, która może zostać zaakceptowana przez określoną jednostkę.
A jak to jest w praktyce?
Właściwie w praktyce wszystko zaczyna się od osoby, która chce załatwić określoną sprawę. Działanie zostaje zainicjowane internetowym lub analogowym zgłoszeniem interesanta. Następnie, po otrzymaniu informacji, jakie dokumenty są potrzebne oraz ich skompletowaniu, mieszkaniec zanosi niezbędne formularze do wskazanej maszyny pocztowej.
Ważne jest to, by przesyłka była dobrze zabezpieczona, tak by dokumenty nie wydostały się na zewnątrz. Tego typu nadanie nie jest traktowane jak standardowa przesyłka. W swoim kocie nadania ma informację o tym, że jest to przesyłka rangi urzędowej. Kolejno, kurier przekazuje pakunek do paczkomatu znajdującego się w sąsiedztwie urzędu i powiadamia o tym urzędnika. Zwykle jest to jedna i ta sama osoba, wyznaczona do odbierania przesyłek.
Posługując się indywidualnym kodem odbioru, wchodzi ona w posiadania wysłanych dokumentów. Tu rozpoczyna się tzw. droga urzędowa, kiedy w grę wchodzą przepisy prawa. Pracownik jednostki rozpatruje sprawę i jeśli to konieczne, kontaktuje się z interesantem. Co dalej? Po zakończeniu trybu formalnego, urzędnik nadaje przesyłkę z dokumentami, a kurier firmy InPost przekazuje paczkę do odpowiedniego paczkomatu, który znajduje się blisko miejsca zamieszkania osoby zainteresowanej.
Uwaga- przepisy prawa, które wskazują na konieczność zachowania konkretnych terminów posługują się pojęciem „operator publiczny” w zakresie wysłania określonych dokumentów do organu publicznego. W powszechnym rozumieniu publicznym podmiotem doręczającym przesyłki jest Poczta Polska. Znane jest określenie, że „liczy się data stempla pocztowego”. W przypadku korzystania z usługi InPost Urząd 24, kompetencje w tym zakresie przechodzą na prywatnego operatora, jakim jest InPost.
Jakie są korzyści płynące z usługi?
Właściwie, można powiedzieć, że są one po obu stronach. Chodzi przecież o to, by ułatwiać życie zarówno urzędnikom jak i obywatelom. Zatem…
1. Większe bezpieczeństwo– ma to wymiar wieloraki. Z jednej strony, w dobie pandemii, stanowi to możliwość ograniczenia kontaktu między ludźmi co jest wyjątkowo ważne. Nie musimy już stać godzinami w kolejkach a później przy okienkach urzędowych. Z drugiej strony natomiast, jest to bezpieczny sposób doręczenia dokumentów, które bardzo często mają istotną wartość formalną. Korzystając z usługi możemy cały czas śledzić to, gdzie znajduje się nasze nadanie. Ważne jest to, że nie musimy gromadzić papierowych potwierdzeń nadania przesyłki. Wszystko mam dostępne w aplikacji mobilnej.
2. Brak kolejek– jak wspomniano, nie musimy umawiać się na konkretną godzinę i stać godzinami w długi kolejkach, które częstokroć uniemożliwiają finalnie załatwienie sprawy.
3. Elastyczna oferta– warto zwrócić uwagę, że firma InPost nie podaj na swojej stronie konkretnych pakietów ofertowych. Oferta więc jest zindywidualizowana i dopasowana do konkretnego podmiotu.
4. Wygodnie nadanie i odebranie przesyłki– to dogodność czekająca na obie strony współpracy. Z jednej strony, kopertkę z dokumentami możemy doręczyć do paczkomatu „przy okazji” o dowolnej godzinie i porze dnia i nocy. Daje to swobodę i brak konieczności zmiany rutyny dnia. Z drugiej możemy odebrać przesyłkę z urzędu nawet wybierając się na spacer z psem. Podobnie jest w przypadku urzędów- nie jest koniczynie oczekiwanie na listonosza, przyklejanie znaczków czy odbieranie awiza.
5. Dedykowany portal dla interesanta oraz urzędu– ważne jest to, że jeśli urząd z którego usług chcemy skorzystać, wybierze ofertę InPost, na jego stronie pojawi się na ten temat informacja. Klikając w baner, zostaniemy przeniesieni do portalu stworzonego do obsługi usługi. Jest to specjalna aplikacja, która cechuje się przejrzystością oraz intuicyjnością. Pozwala to na sprawne i szybkie załatwienie sprawy. Podobnie pracownicy organów administracyjnych, mogą w każdej chwili wejść na portal i wyszukać interesującą ich sprawę. Ważne jest jednak to, że nie znajdują się tam wszystkie dane. Budziłoby to duże niebezpieczeństwo związane z faktem, iż dane wrażliwe mogą dostać się w niepowołane ręce. Właśnie dlatego, są tam jedynie informacje niezbędne do skutecznego doręczenia oraz monitorowania przesyłki.
6. Pełne wsparcie firmy InPost– wsłuchując się w opinie ludzi, InPost zauważył, że najbardziej irytuje ich to, kiedy chcą coś załatwić, napotykają na problem i pragnąć go z kimś skonsultować, muszą wysłuchać kilka minut irytującej melodii, która nie wnosi nic do sprawy. W przypadku firmy InPost, klient zyskuje możliwość konsultacji na wielu szczeblach- telefonicznie, mailowo oraz przez wirtualnego konsultanta na dedykowanym portalu. Mało tego, firma InPost postanowiła wyodrębnić specjalny numer kontaktowy, który obsługuje opisywaną usługę.
Wskazane zalety to z pewnością „kropla w morzu”. Znajdą się przecież zarówno zwolennicy jak i przeciwnicy takiego rozwiązania. Portal Kuriernet.pl dostrzega zdecydowanie szanse na to, by za pomocą tej usługi usprawnić przesył danych na linie urząd- obywatel.
Ze wstępnych informacji wynika także, że firmy InPost nosi się z zamiarem opublikowania specjalnej nakładki językowej oraz dostosowania swojego portalu w taki sposób, by usługa była dostępna również dla obcokrajowców.
