Weryfikacja przesyłek kurierskich
Obecnie na polskim rynku e-commerce wysyłanych jest codziennie około kilkuset tysięcy przesyłek krajowych czy zagranicznych.
Być może wyda się to zadziwiające, ale każda z naszych przesyłek jest sprawdzana przez firmy kurierskie pod względem zgodności wymiarów, wagi oraz sposobu zapakowania przesyłki z zadeklarowanymi danymi zlecenia. Aktualnie już tylko w nielicznych sytuacjach weryfikację taką wykonuje się ręcznie. Zazwyczaj funkcję tą przejmują wyspecjalizowane urządzenia ważące jak i mierzące przesyłki.
Nasz serwis Kuriernet.pl jest obecny w branży tanich przesyłek kurierskich już od 2008 roku. Przez ten czas wysłaliśmy dla Państwa ponad 1 mln przesyłek i niejednokrotnie spotykaliśmy z tematem weryfikacji przesyłek. Bazując na naszym ogromnym doświadczeniu chcielibyśmy podzielić się naszą wiedzą na temat tego zagadnienia, aby umożliwić Państwu dokonywanie właściwych wyborów.
Paczki kurierskie zlecane w naszym serwisie Kuriernet.pl podlegają weryfikacji pod względem zadeklarowanych wymiarów i wagi.
Kto dokonuje weryfikacji paczek?
Weryfikacji dokonuje Przewoźnik, który wykonuje usługę. Często spotykamy się z zarzutami, że to kurier odbierający przesyłkę powinien przeprowadzić taką weryfikację. Jednak kurier realizujący odbiory nie ma wglądu we wprowadzone przez Państwa parametry paczek. Nie jest też jego obowiązkiem weryfikacja paczek pod względem wymiarów/wagi. Kurier przede wszystkim weryfikuje przesyłki pod kątem zgodności sposobu pakowania paczek względem wymogów Przewoźnika oraz bezpieczeństwa paczek w transporcie. Właściwa weryfikacja przesyłek odbywa się dopiero na późniejszych etapach procesu logistycznego.
Co najczęściej jest sprawdzane? Jakie czynniki mogą spowodować dopłaty do paczek?
Najczęściej weryfikowanymi – wymagającymi późniejszej dopłaty – są parametry:
1) Kształt paczki/ sposób przygotowania do transportu
- paczka/paleta niestandardowa – często zdarza się, że podczas składania zlecenia, do paczek, które nie posiadają regularnych kształtów, nie są zapakowane w karton, nie zaznaczają Państwo usługi „paczka niestandardowa”. Jako element niestandardowy traktowane są również paczki, które mogą sprawiać w Państwa mniemaniu wrażenie standardowych, takie jak: przedmioty luźne, jak ubrania, koce itp., ścisło owinięte folią strecz. Lub paczki, zapakowane w karton, ale gdzie jedna ze ścianek jest spłaszczona lub pod innym kątem. Jak również paczki owinięte sznurkiem lub innym materiałem utrudniającym swobodne przemieszczanie się po taśmociągach. Często spotykamy się również z sytuacją, że wysyłane są zwykłe torby podróżne, walizki, niezabezpieczone w żaden sposób lub tylko owinięte folią strecz.
Jako element standardowy należy przyjąć taką paczkę, która jest zapakowana w sztywne pudełko kartonowe o regularnych kształtach. Wszystkie pozostałe typy pakowania paczek należy uznać jako pakowanie niestandardowe. W takim przypadku może zostać doliczona opłata za tą usługę.
1. Sprawdź czy wymiary Twojej paczki nie przekraczają dopuszczalnych wymiarów dla paczki standardowej danego przewoźnika.
2. Waga rzeczywista przekracza
3. o kształcie okrągłym cylindrycznym lub owalnym;
4. o nieregularnych kształtach z wystającymi elementami;
5. obwiązane luźnym sznurkiem;
6. o lepkiej powierzchni uniemożliwiającej zsuwanie się (np: folie, gumy itd.);
7. zawierające luźne ciężkie elementy lub takie, których rozkład ciężaru jest nierównomierny;
8. umieszczone w luźnym opakowaniu lub o niestabilnym kształcie (tzn. możliwe jest przesunięcie się zawartości i związane z tym przesunięcie środka ciężkości podczas transportu;
9. oznakowane etykietami "Góra/dół" oraz "Ostrożnie szkło";
10. których zawartość stanowią chemikalia (farby, lakiery, rozpuszczalniki, bejce itp.).
11. Bagaże, torby podróżne, inne luźne opakowania
W przypadku palet zwróć uwagę, czy Twoja paleta nie spełnia jednego z poniższych parametrów:
-opłacie podlegają elementy przesyłki na paletach o wymiarach podstawy przekraczających 80cm x 120cm;
-paleta, na której towar wykracza poza jej obrys;
-element nie spaletyzowany oklejony naklejkami DHL „GÓRA” oraz „UWAGA! NST”;
-element nie spaletyzowany zawierający substancje płynne (beczki, kanistry, wiadra itp.);
-element umieszczony na palecie, ale do niej nie przymocowany (np. za pomocą folii, taśm bindujących, śrub, itp.);
-element nie spaletyzowany o wymiarach większych niż 140 x 60 x
-element nie spaletyzowany o kształcie okrągłym, cylindrycznym bądź owalnym lub o nieregularnych kształtach z wystającymi elementami;
-elementy nie dające się ze względu na swoją specyfikę spaletyzować, np. urządzenia na kółkach.
Odpowiedni kształt i sposób pakowania paczki jest bardzo ważny ze względu na coraz większą automatyzację procesów logistycznych obsługi i sortowania paczek. Jeżeli dana przesyłka nie może zostać automatycznie przesortowana jej obsługą musi zająć się człowiek, co zawsze ponosi za sobą dodatkowe wyższe koszty obsługi, przenoszone następnie na Klienta.
Poniżej dla zobrazowania sposobu pracy nowoczesnej sortowni paczek zachęcamy do obejrzenia filmu o pracy sortowni firmy DPD:
2) waga paczki
Weryfikacja wagi paczki, jest najczęściej spotykanym rodzajem weryfikacji.
Jeżeli mówimy o wadze rzeczywistej ( wadze jaką uzyska towar postawiony na urządzeniu ważącym) doliczenie wydaje się proste. Klient zadeklarował, że jego paczka będzie ważyła
W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że każda firma kurierska: UPS, DPD, DHL, GEIS czyli dawny K-EX, stosuje tak zwane progi wagowe, np.
Niestety w firmach kurierskich nie funkcjonuje pojęcie błędu szacunkowego. Jeżeli wskazana waga paczki przekroczy dany próg wagowy nawet o
Drugą, mniej znajomą dla większości klientów, formą weryfikacji wagi jest waga gabarytowa. Pojęcie waga gabarytowa określa jaką przestrzeń zajmuje przewożona paczka, przy czy każda firma kurierska przyjmuje inną wycenę objętości paczki. Obrazowo, można to porównać do przewożenia kg stali oraz kilograma pierzu. Wiadomo, że w tym drugim przypadku wielkość paczki będzie znacząco większa niż w pierwszym. Dlatego, aby samochody kurierskie nie przewoziły tylko wielkich, ale lekkich paczek, do wyceny przesyłek włączono również wagę gabarytową.
Z tego powodu podczas składania zlecenia w serwisie Kuriernet.pl Klienci proszeni są również o podanie wymiarów paczek. Na tej podstawie obliczana jest waga gabarytowa przesyłek. Do wyceny transportu brana jest zawsze waga wyższa, albo rzeczywista wynikająca z realnej wagi przedmiotu albo waga gabarytowa wynikająca z objętości danej paczki.
Wzór na wagę gabarytową w poszczególnych firmach kurierskich wygląda następująco:
Dla firmy UPS oraz DPD:
Wysokość (cm) * szerokość (cm) * głębokość (cm) /5000 = waga gabarytowa (kg)
Dla firmy DHL:
Wysokość (cm) * szerokość (cm) * głębokość (cm) /4000 = waga gabarytowa (kg)
Dla firmy GEIS ( dawny K-EX)
Wysokość (cm) * szerokość (cm) * głębokość (cm) /10000 = waga gabarytowa (kg)
W większości przypadków dopłat związanych z przekroczeniem wagi – weryfikacja dotyczy wagi gabarytowej czyli bezpośrednio zadeklarowanych , a rzeczywistych wymiarów paczki. W tym przypadku, tak jak przy wadze rzeczywistej, dopłaty naliczane są dopiero po przekroczeniu danych progów wagowych wskazanych w cennikach Przewoźników.
3) usługi dodatkowe
Dodatkowe opłaty za usługi nie zlecone mogą się pojawić miedzy innymi w przypadku:
- magazynowania paczek na magazynie Przewoźnika
- zwrotu przesyłki do nadawcy
- przeadresowania paczki
- zmiany kwoty pobrania podczas transportu
Opłaty z tytułu magazynowania paczek czy zwrotu przesyłki prawie zawsze wynikają z winy odbiorców paczek. Niestety kosztami za te usługi obciążani są nadawcy, co często spotyka się z niezrozumieniem i oburzeniem. Jednak taki stan prawny wynika bezpośrednio z ustawy o Prawie Przewozowym, co jest następnie kopiowane do regulaminów transportu poszczególnych przewoźników.
Kiedy otrzymam informację o ewentualnej dopłacie do przesyłki
Z naszej praktyki wynika, że prawie w 90% przypadków ewentualnych dopłat do przesyłek, Klienci zarzucają naszemu serwisowi czy też Przewoźnikowi, że informacji o takiej dopłacie nie przekazał po odebraniu przesyłki, czy tez najlepiej nie została przekazana przez kuriera odbierającego paczkę. Podejście takie jest jak najbardziej słuszne z punktu widzenia Klienta obciążonego taką dopłatą jednakże nie ma niestety pokrycia w rzeczywistości czy też w obecnie obowiązujących przepisach.
Biorąc pod uwagę fakt, że nadawca bierze pełną odpowiedzialność, za wysyłany towar, sposób jego zapakowania i dane zawarte na liście przewozowym, Przewoźnik informuje o ewentualnych dopłatach dopiero w momencie zafakturowania usługi. Od momentu nadania paczki do momentu zafakturowania usługi upływa zazwyczaj około 30 dni , natomiast Przewoźnik ma prawo zafakturować wykonane usługi nawet do 6 miesięcy wstecz.
Co zrobić jeżeli do mojej paczki zastosowano opłatę dodatkową – doliczenie?
Serwis kurierski powinien przedstawić, przed zafakturowaniem usługi, informację o numerze zakwestionowanego listu przewozowego, powodzie dopłaty, kwocie oraz innych szczegółowych informacjach niezbędnych do weryfikacji powodu naliczenia.
W przypadku podania nieprawdziwych danych dotyczących wagi, wymiarów, zawartości oraz sposobu opakowania przesyłki, Nadawca/Zleceniodawca uprawnia operatora do wystawienia dodatkowej Faktury VAT na kwotę wynikającą z różnicy cenowej pomiędzy faktyczną ceną za przesyłkę a ceną zapłaconą przez Nadawcę. W przypadku nieopłacenia przez klienta dodatkowej Faktury we wskazanym terminie, Zleceniobiorca ma prawo do wstrzymania świadczenia usług na rzecz Zleceniodawcy, zablokowania jego dostępu do konta oraz zaliczenia na poczet przeterminowanych płatności wysokości pobrań (COD) Jemu należnych, a w sytuacjach skrajnych naliczenia odsetek z tytułu nieterminowych płatności.
Jeżeli realizowana paczka była zgodna ze zweryfikowanym stanem dopłata dla serwisu kurierskiego jest należna. Natomiast jeżeli kwestionują Państwo dokonane przez Przewoźnika pomiary należy złożyć reklamację. Reklamację składamy do serwisu, który poinformował Państwa o dopłacie do zlecenia. Pracownik Infolinii powiadomi Państwa jakie dokumenty i informacje należy przesłać w celu złożenia reklamacji.
Zazwyczaj dla tego typu sytuacji wystawiana jest faktura doliczeniowa do paczki. W przypadku uznania reklamacji przez Przewoźnika do faktury wystawiana jest faktura korygująca.